Como implementar um CSC?

Continuamente, as empresas estão buscando alternativas para realizar uma maior quantidade de atividades, mas sem gastar uma grande parcela de recursos. É por isso que a implementação do CSC (Centro de Serviços Compartilhados) pode ser muito útil para encontrar a solução para esse tipo de necessidade.

Por meio de sua implementação, há uma considerável redução de custos nas operações, permitindo que as unidades trabalhem com um maior volume sem precisar lidar com gastos excessivos. No entanto, para que isso seja possível, é necessário compreender como implementar o sistema da forma correta.

CSC: o que é?

CSC é uma sigla para Centro de Serviços Compartilhados, que vem do inglês “Shared Service Center”. Ele nada mais é do que uma estrutura responsável por prestar serviços para diversas empresas ou unidades de um mesmo negócio, visando unificar todas as ferramentas e a administração em um só lugar.

Na maioria dos casos, as áreas que são convertidas com a utilização desse sistema são a de tecnologia da informação, contabilidade, marketing, manutenção e almoxarifado. Sendo assim, fica claro que as áreas de suporte são as mais agraciadas por sua implementação na empresa.

Principais benefícios da implementação de CSC

Existem muitos benefícios por trás da implementação de um CSC, especialmente para aquelas empresas que estão em busca de economia e da otimização de suas atividades. No geral, as vantagens em destaque são:

• Diminuição considerável de custos: a partir do balanceamento de times, tendo em vista que muitos papéis passam a não ser mais necessários, é possível diminuir, de forma considerável, os custos da empresa. Por esse meio, os talentos são aproveitados da melhor maneira possível.
• Distribuição de custos: a partir da estruturação de um centro de serviços compartilhados, há uma divisão proporcional de todos os custos da empresa, o que viabiliza atividades necessárias e corta gastos com aquelas de menor rentabilidade;
• Melhor comunicação entre setores: a partir da implementação do CSC, um ponto de contato em comum entre os clientes e o centro passa a existir. O processo pode ser realizado tanto por um atendente quanto por um sistema inteiramente automatizado;
• Personalização de serviços: levando em consideração que cada cliente tem uma necessidade e que a personalização de serviços pode trazer muito mais credibilidade para uma empresa, a implementação desse sistema pode ajudar a personalizar o valor que é entregue para o cliente, sem que ele gaste mais do que o necessário com serviços que não utilizará.

Passo a passo para uma boa implementação do CSC

A implementação do CSC em uma empresa precisa seguir alguns passos essenciais para que funcione da maneira esperada. Logo abaixo, você encontrará alguns deles e como podem influenciar diretamente na adição desse serviço à empresa.

Prepare o terreno para a mudança

Durante a fase inicial da implementação, é necessário compreender, como um todo, qual é o contexto do seu negócio, visando compreender quais clientes serão afetados diretamente pelo projeto e qual será a melhor metodologia para fazer o gerenciamento dessa nova fase da empresa.

Também será preciso compreender se é melhor adotar uma abordagem mais agressiva, para mudar tudo de uma única vez, ou se será melhor fazer uma adaptação suave, onde as mudanças serão feitas pouco a pouco depois da implementação do CSC.

Faça um mapeamento dos processos atuais

Depois de estar com o terreno inteiramente preparado, esse é o momento de tentar entender como os processos funcionam atualmente. As diferentes versões da empresa precisam ser analisadas com cautela, tentando identificar quais são as melhorias mais viáveis para criar um único processo.

Monte um catálogo com todos os serviços

Com todos os dados em mãos, está na hora de fazer uma modelagem completa nos serviços que são oferecidos na empresa. O catálogo é essencial, pois será uma ferramenta responsável por reunir todos os serviços que o CSC tem a oferecer e todas as informações sobre eles.

Na maioria dos modelos, o catálogo de serviços apresenta uma descrição sobre os serviços, quem são as pessoas que podem solicitá-los, como fazer a solicitação, os diferentes níveis de qualidade e as disponibilidades acordadas.

Transforme os processos

A partir do momento em que houver a primeira versão do catálogo de serviços, está na hora de reunir todas as informações e gerar uma versão nova com melhorias. O principal objetivo, dentro desta etapa, é fazer com que surja um processo unificado e capaz de trazer melhorias para todos os processos que já eram executados anteriormente.

Implantação efetiva

Depois de reunir todas as informações necessárias para a implementação do CSC, então está na hora de padronizar todo o ambiente onde as atividades serão realizadas, organizar as equipes e realizar os processos necessários para a estabilização do quadro da empresa.

Tudo deve ser feito conforme as estratégias de implementação que já foram discutidas nas fases anteriores de preparação. Neste momento, o principal foco deve estar voltado para a expansão de tudo aquilo que já foi construído, mas que precisa ser melhorado para mostrar resultados.

Monitoramento contínuo

Embora a fase de implementação já tenha acabado, é mais do que necessário se manter acompanhando a evolução dos padrões do CSC. A partir da leitura dos indicadores, é possível ajustar as atividades para que elas cumpram com as expectativas e possam oferecer o melhor para a empresa.

Conclusão

A implementação de um CSC exige um pouco mais de atenção e cuidado do que outros projetos e sistemas. Além disso, é importante dizer que os seus benefícios não surgirão da noite para o dia, necessitando de um pouco de paciência. Siga o passo a passo e mantenha o monitoramento dos índices para obter bons resultados.