A comunicação é uma habilidade essencial em todos os setores de atuação. Independentemente do contexto, é preciso ter cuidados para não gerar ruídos e mal-entendidos entre o comunicador e o receptor da mensagem. Afinal, isso pode levar a uma série de problemas, como:
– Conflitos dentro da equipe;
– Conflitos entre equipes;
– Perda de clientes em potencial;
– Burocracias desnecessárias;
– Retrabalho;
– Expectativas desalinhadas e muito mais.
Como evitar problemas de comunicação?
A resposta está na comunicação assertiva, que envolve expressar-se de maneira clara, minimizando ao máximo a possibilidade de ruídos e levando em consideração o tom de voz, a mensagem, o canal de comunicação e o receptor.
Além disso, a comunicação não é um processo unilateral. Portanto, saber ouvir, respeitar e interpretar também é fundamental para uma comunicação eficaz.
Pilares da comunicação assertiva
Para tornar mais fácil lembrar as características que são a base da comunicação assertiva, podemos nos apoiar nos 4 Cs:
– Clareza
– Coerência
– Consistência e
– Confiança.
Importante: ter uma comunicação assertiva não significa ter sempre a razão. Trata-se de uma habilidade que facilita na expressão de pensamentos e ideias, mas não garante que você esteja sempre certo.
Sendo assim, considere os pontos principais que precisam ser levados em conta:
Tom de voz
O tom de voz desempenha um papel crucial na comunicação assertiva. Deve ser escolhido de acordo com o contexto e o relacionamento com o interlocutor. Perguntas como “Posso ser mais informal com essa pessoa?” ou “Qual é o tom de voz da empresa que estou representando?” são fundamentais para evitar conflitos e mal-entendidos, principalmente na comunicação corporativa.
Mensagem
Tanto em mensagens faladas quanto escritas, é importante ter cuidado com o conteúdo. Evite áudios longos que podem perder informações, documente conversas importantes por e-mail, prepare discursos (não decorados) e mantenha a educação em todas as interações. Na comunicação escrita, atente-se à ortografia e pontuação, evite ambiguidades e mantenha a clareza.
Canal
Escolher o canal de comunicação adequado também é essencial. O WhatsApp pode ser mais informal, enquanto o e-mail requer uma linguagem mais formal, por exemplo. O uso de canais corporativos estabelecidos pela empresa deve ser priorizado em assuntos de trabalho e até mesmos as redes sociais devem ser usadas com cautela, evitando publicações que possam prejudicar a imagem profissional ou interferir de qualquer forma na conduta e ética da empresa.
Receptor
Conhecer o receptor da mensagem e seu contexto ajuda a determinar o melhor canal e abordagem. Lembre-se de que a interpretação sempre ficará a cargo do receptor, então é importante manter a clareza para facilitar ao máximo o diálogo.
Comunicação Interna
No ambiente de trabalho, a boa comunicação é essencial para manter a fluidez das demandas e promover relacionamentos saudáveis entre os membros da equipe. A comunicação interna não se limita apenas a garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente, mas também se estende na manutenção de um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
A comunicação interna não se trata apenas de transmitir informações na hierarquia organizacional. Ela envolve a maneira como a empresa se comunica com os funcionários, como os funcionários se comunicam entre si e como a cultura organizacional é compartilhada e fortalecida. É literalmente toda e qualquer forma de comunicação que ocorre dentro da empresa.
É importante ressaltar que o óbvio precisa ser dito. Muitas vezes, presumimos que todos têm o mesmo nível de entendimento sobre determinados assuntos, mas a realidade é que – até em um mesmo time – as pessoas têm contextos e históricos diferentes. O que é evidente para você pode não ser tão claro para seus colegas de trabalho. Portanto, a comunicação interna eficaz também deve seguir os princípios citados na comunicação assertiva, pensando em transmitir o máximo de clareza, tradução de termos técnicos, uso devido dos canais, saber ouvir e interpretar.
Além disso, a comunicação interna desempenha um papel fundamental na criação de um senso de pertencimento e identificação com a empresa. Quando os funcionários se sentem valorizados e informados, estão mais propensos a se envolver ativamente nas metas e objetivos da organização. Portanto, investir em uma comunicação interna eficiente não é apenas uma estratégia inteligente, mas também uma demonstração de respeito e cuidado com sua equipe.
Sistemas de Gestão e a Comunicação Interna
Sistemas de atendimento e gestão fazem toda a diferença na promoção de uma comunicação assertiva em empresas e com clientes. Eles fornecem as ferramentas necessárias para documentar, analisar e compartilhar informações de maneira organizada e acessível. Além disso, podem automatizar processos de comunicação, tornando mais fácil para os funcionários acessarem informações relevantes e atualizadas.
Um exemplo é o Ellevo Next, um sistema com interface intuitiva, que permite uma curva de aprendizado tranquila para os usuários. Com uma abordagem 100% SaaS (Software as a Service), com ele é possível: gerenciar fluxos de processos, aprovações, ativação de integrações, agendamentos, automações e analisar relatórios operacionais. Com painéis completos e fáceis de entender, você pode obter insights valiosos sobre o desempenho dos atendimentos, identificar áreas de melhoria e tomar decisões.
Ao integrar sistemas de gestão à sua estratégia de comunicação interna, as organizações podem promover a transparência, a colaboração e a eficiência. Isso fortalece a cultura da empresa e melhora o engajamento dos funcionários.
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