Mais do que acelerar processos, a transformação digital também impacto na forma como trabalhamos, nos relacionamos e trocamos informações. E uma das questões que poucas empresas ainda se atentam é para o fato de que a falta da organização de processos pode colocar em risco o bom andamento do trabalho, e aí, mesmo com tecnologia de ponta é muito difícil garantir eficiência na gestão das informações.

No post de hoje vamos abordar uma questão fundamental para a rotina das organizações. Afinal, como manter o fluxo de trabalho otimizado, as pessoas produtivas e, ao mesmo tempo, garantir a gestão das informações? Como evitar perda de dados? Confira!

Gestão das informações e gestão do conhecimento

Nós já falamos aqui sobre o que é gestão do conhecimento e como é essencial proteger o capital humano das empresas. É comum que esse termo seja usado como sinônimo para gestão das informações, mas existem diferenças. Quando falamos em conhecimento, estamos tratando de informações estratégicas, experiência, raciocínio. Trata-se do uso racional e perspicaz das informações. Ou seja: você só contará com conhecimento se fizer bom uso das informações.

Estas, por sua vez, são aqueles dados utilizados no dia a dia da empresa: o passo a passo para a execução de atividades, ajustes em escopo de trabalho, informações contidas em tabelas, documentos. São cruciais para o bom andamento das tarefas diárias em uma empresa.

Como gerir as informações? 5 dicas de ouro

Agora você já sabe a diferença entre gestão da informação e gestão do conhecimento. Portanto já entendeu que o primeiro passo para uma boa rotina de trabalho é armazenar e gerenciar com transparência as informações relacionadas a empresa. Além disso, é fundamental definir processos e tecnologias para a boa gestão dos dados. É a partir daí que você vai inibir a perda de dados e consequentes atrasos em entregas.

Confira abaixo cinco dicas para aplicar agora na sua empresa:

– Defina processos:

É muto comum que a rotina de trabalho nas empresas não siga um fluxo pré-definido. Cada profissional atua de modo empírico, de acordo com o passo a passo com o qual melhor se adapta. Esse é um grande erro, porque basta a substituição de um profissional em determinado cargo para que a realização das atividades daquela função sofra impactos severos. Se houver um processo, um “como fazer” definido, será mais simples achar as informações relacionadas a determinadas tarefas – rotina de cobrança, por exemplo – e evitar atrasos e retrabalhos.

– Defina ferramentas:

Especialmente no trabalho remoto, é comum que a mesma empresa utilize diversos canais de comunicação. E é assim que boa parte dos dados se perde. Para uma boa gestão das informações, é preciso garantir que elas estejam armazenadas.

Por isso, defina quais ferramentas serão utilizadas para comunicação, fluxo de processos e realização de tarefas. Por exemplo: quem atua remotamente sempre faz reuniões online. Escolha uma plataforma padrão para este fim. Também opte por soluções para gestão de atividades que permitam a unificação dos pedidos e das tarefas em um único local.

– Gerencie o correio eletrônico:

Essa é uma parte crucial para que haja a boa gestão das informações na sua empresa. Não abra mão de contar com uma solução de gestão que englobe o gerenciamento de correio eletrônico.

Assim, será possível filtrar facilmente dados, apresentações, documentos e outros materiais que contenham informações importantes e estratégicas para o negócio.

– Controle o fluxo de trabalho:

Este é outro ponto importante para a gestão das informações. Hoje o mercado já conta com soluções desenvolvidas especificamente para gerenciar o fluxo de atividades, com campos pré-definidos para aplicação de informações essenciais na realização de determinada tarefa. Assim, ao receber uma demanda, o profissional já tem em mãos o briefing que necessita para executá-la.

Um exemplo de solução é o Ellevo Next, desenvolvido para dar mais agilidade, transparência e controle ao fluxo de trabalho nas empresas. Acessado via web e com hospedagem em nuvem, o sistema permite que os gestores visualizem facilmente o andamento das ações e tenham em mãos todas as informações importantes para melhorar a rotina da operação.

– Otimize a rotina:

A partir do momento que sua empresa já gere o correio eletrônico e tem definidas as ferramentas para o fluxo de trabalho, pode partir para a última etapa da gestão das informações, que é a otimização da rotina. quando há transparência e organização no fluxo de trabalho, pode-se automatizar várias ações, bem como evitar retrabalho, como o vai-e-volta de e-mails em busca de determinada informação para execução da atividade.

E na sua empresa, o que tem sido feito neste sentido? Como anda o controle de dados, correio eletrônico e sistemas?