O processo de abertura de chamados é o primeiro passo para um atendimento de qualidade. Quando a equipe de suporte/atendimento ao cliente – interno ou externo – tem clareza sobre como agir a cada solicitação, fica muito mais fácil aumentar a produtividade do setor.

Por isso, é essencial que a sua empresa crie uma rotina clara e eficiente na hora de classificar e organizar os chamados. E isso começa no processo de abertura. Sem uma boa definição já neste primeiro ponto, a chance de ter que lidar com retrabalhos e atrasos é grande.

Por isso, para otimizar a produtividade na abertura de chamados na sua empresa, confira e aplique já as dicas abaixo!

– Tenha campos bem definidos para a abertura de chamados

Na sua ferramenta de gestão de chamados é possível parametrizar e definir quais campos devem, obrigatoriamente, ser preenchidos? Essa é uma função crucial para otimizar a produtividade na abertura de chamados e uma das questões que torna a plataforma Ellevo aplicável a qualquer tipo de negócio. Se você quer tornar a sua rotina de atendimento mais eficiente, garanta que as solicitações cheguem à equipe com todas as informações necessárias para resolução do chamado.

Dados completos do solicitante/cliente, informações completas sobre o problema, número de documentos e outros detalhes importantes para a realização do atendimento devem ser preenchidos na hora da solicitação. Assim, quando realizar a resolução do chamado, o atendente conseguirá retornar ao solicitante já com a solução, sem precisar realizar novas perguntas, o que torna o processo moroso e pouco produtivo.

– Direcionamento otimizado

Ao realizar a abertura de um chamado é importante que este seja direcionado para o atendente certo. Para isso, configure sua plataforma de atendimento com caminhos que, a depender do assunto do solicitante, levem o chamado ao departamento certo. Isso evita que solicitações erradas caiam no esquecimento, não sejam atendidas ou demorem muito para serem solucionadas. É um cuidado simples que, além de trazer transparência para os processos, garante a satisfação do cliente.

– Automatize processos de atendimento

Um assistente virtual não é mais um diferencial, mas uma solução cada vez mais importante para as empresas. Primeiro porque ela se torna um ponto de contato disponível 24 horas por dia para o cliente. E segundo porque boa parte das solicitações simples são resolvidas já neste estágio. Além disso, situações que não podem ser resolvidas via inteligência virtual, como os chatbots, seguem para um chamado tradicional já com dados sobre o problema, sendo bem direcionado. Assim, além de ter um chamado completo, o atendente também tem em mãos o histórico do cliente, suas buscas e o grau de urgência do seu problema.

Tudo isso de forma simples e prática, especialmente quando a empresa utiliza uma plataforma completa como a da Ellevo, que promove a integração entre setores, parametrização e automação de processos.

No seu negócio, como ocorre a classificação dos chamados? Já pensou em melhorar a produtividade com uma solução tecnológica especializada neste processo? Entre em contato com nossos especialistas e saiba mais.