Ao fim de um exaustivo dia de trabalho você tem aquela sensação de que não foi produtivo? Esse cenário é mais comum do que se imagina e acontece com profissionais dos mais variados segmentos. Em boa parte dos casos, a falta de produtividade e a sensação de não ter rendido o que conseguiria são causadas pelo excesso de trabalho operacional, que poderia ser eliminado com automação dos processos.

Quando pensamos em trabalho operacional, entram na lista todas aquelas ações que você precisa fazer diária e repetidamente, com o intuito de reunir insumos e informações para a sua atuação, de fato. Por exemplo: quantos e-mails você troca até conseguir todas as informações para executar alguma atividade? Ou quantos arquivos precisa abrir e fechar até organizar os dados para realizar um atendimento ou uma tarefa?

Empresas produtivas e com foco em resultado buscam, cada vez mais, eliminar situações como estas acima. Para isso, a automação dos processos é fundamental. Soluções de robotização, que facilitam a organização de dados e tornam a rotina mais simples e clara, crescem exponencialmente. Aqui, reunimos 5 exemplos de ações operacionais que você pode eliminar da sua rotina com automação. Veja:

– Consulta a documentos financeiros: na rotina do setor administrativo/financeiro, diversas ações são repetidas mensalmente. É o caso do pagamento e recebimento de fornecedores e clientes. A forma mais fácil de eliminar as ações operacionais e o trabalho repetitivo é automatizar estas tarefas. Com uma boa ferramenta de gestão das atividades sua equipe pode criar tarefas recorrentes que trarão todos os dados necessários para execução de uma cobrança, por exemplo. Assim, eliminam tempo conferindo dados, datas de vencimentos e valores a serem lançados.

– Rotinas de atualização de software: além de tomar muito tempo dos profissionais, não contar com uma programação prévia de backups e manutenções preventivas traz grandes riscos para os negócios. Danos ao equipamento e falhas podem ser comuns. Para eliminar essa tarefa operacional, uma boa dica é criar um calendário automático de atualizações. Muitas ferramentas já proporcionam essa opção e eliminam a necessidade de parada no trabalho para execução das atualizações.

– Pesquisa de dados para realização de tarefas: já pensou em quanto tempo sua equipe perde só pesquisando arquivos? Com a organização do fluxo de trabalho através de uma ferramenta de gestão de tarefas esse processo pode ser eliminado. Basta criar algumas regras na hora de se inserir uma tarefa, como o preenchimento de todos os dados necessários para a sua execução. Assim, você elimina o trabalho operacional e a automação do processo garante mais transparência e agilidade no dia a dia.

– E-mails, e-mails e mais e-mails: um bom sistema de correio eletrônico não só organiza os dados como facilita a pesquisa de informações e reduz a necessidade de novos contatos. Aliás, é comum que, para executar uma tarefa, o profissional troque uma série de e-mails até ter todas as informações necessárias. O tópico acima também ajuda a eliminar essa necessidade e a centralização da comunicação em uma única ferramenta reduz consideravelmente o tempo para organização das informações – que podem se perder se não forem concentradas em uma única ferramenta.

– Relatórios na gestão de projetos: para quem é gestor, ter clareza sobre o andamento de um projeto, independentemente da área de atuação, é essencial. E sem automação é comum que o líder perca várias horas do dia reunindo informações com a sua equipe para, então, organizar relatório. Com a automação do workflow, além de ter clareza sobre prazos e andamentos, o executivo pode ainda acompanhar um painel de gestão à vista, que garante total transparência sobre o andamento. A cada tarefa concluída do time, o painel é automaticamente atualizado, dando mais visibilidade para otimização do processo e facilidade para extração de relatórios.

Na sua empresa, os processos manuais já passam por automação ou ainda consomem um tempo precioso da sua equipe? Talvez seja hora de repensar e reorganizar seu fluxo de trabalho com as ferramentas certas. Conte com a Ellevo para isso.