Você com certeza vai se familiarizar com essa cena: enquanto tenta colocar as demandas em dia, recebe inúmeros e-mails, ligações e mensagens de profissionais da empresa. Eles querem tirar dúvidas sobre férias, benefícios, informações da folha de pagamento, processos de feedback.

A rotina do RH há tempos deixou de ser apenas de contratação/demissão e passou a ser uma área de gestão de pessoas em diversos níveis. E manter a produtividade pode ser otimizada com a automatização de processos no RH.

Para entender melhor como melhorar a rotina dessa área, vamos falar sobre as mudanças que o RH enfrentou nos últimos anos. Se antes estes profissionais eram responsáveis apenas por emitir folhas de pagamento e realizar os processos operacionais de contratação, hoje elas possuem papel estratégico dentro das empresas.

Entre as atribuições do novo RH estão a mensuração da satisfação das pessoas, o desenvolvimento de iniciativas para reduzir a rotatividade de profissionais e projetos para mitigar os impactos de crises, como a falta de produtividade e os desafios para a saúde física e mental das pessoas na pandemia.

Ou seja: o RH não é mais operacional, mas sim estratégico, e junto com a liderança é parte fundamental para que os projetos fluam com qualidade.

E as ações operacionais comuns do RH? É aí que entra a automatização de processos

Como você viu acima, o RH – que já é chamado de departamento de Gente & Cultura, Área de Pessoas e tantos outros nomes que refletem sua nova posição – não é mais o mesmo.

Mas isso não significa que as funções operacionais deixaram de existir. Os profissionais continuam acionando o setor para se informarem sobre benefícios, férias, mudanças na remuneração, cópia de holerite e tantas outras questões. É justamente neste ponto que precisa haver uma convergência entre estratégia e trabalho operacional: afinal, é preciso seguir atendendo essas demandas, além de abraçar novos projetos e desafios.

É aí que entra a automatização no RH. Mais do que aplicar tecnologias que reduzam o trabalho operacional, a automatização precisa cumprir um papel ainda mais importante: dar autonomia às pessoas.

Por isso, plataformas que utilizam recursos de inteligência artificial, com assistentes virtuais e chatbots para resolver dúvidas simples são cada vez mais importantes. Com esse tipo de recurso, o profissional de RH tira de suas funções diárias uma série de atendimentos repetitivos que tomam boa parte do seu tempo. Por exemplo: com um chatbot, os funcionários podem solicitar cópia de holerite, informações sobre férias e dados sobre benefícios automaticamente, sem depender do atendimento humano. Tudo simples, transparente e claro.

Outro fator essencial da automatização de processos no RH é a organização das tarefas. Boa parte das ações precisam ocorrer periodicamente. É o que chamamos de atividades recorrentes, como o pagamento de 13º salário, renovação de benefícios, entre outros. Uma boa plataforma de gestão de atividades permite a configuração de abertura automática destas ações, para que nenhum prazo seja perdido.

Por fim, a organização de processos com a automatização facilita a mensuração da produtividade. É possível, através do histórico de atendimentos, entender quais tarefas sobrecarregam os profissionais, quais são mais importantes para a boa comunicação com as pessoas da empresa e quais iniciativas podem ser automatizadas.

A automatização é, portanto, a união entre tecnologia e estratégia para garantir que seu time de RH foque no que realmente importa. Além disso, dá ao restante da equipe a autonomia necessária para consultar informações referentes ao dia a dia.

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