Muitas empresas confundem a aplicação de regras, condutas e roteiros de trabalho com burocracia. Acham que não há necessidade de gerenciamento de atividades e que cada profissional deve trabalhar da forma que lhe pareça mais fácil chegar a um resultado. No entanto, não ter uma unidade de procedimentos nas ações do dia a dia pode causar um sério problema para as organizações: a perda de informações.

Quando se trata de gestão do conhecimento, é preciso aliar o bom senso da liberdade de atuação sem abrir mão do cuidado com a armazenagem de dados. Além disso, garantir scripts de atuação reduz um problema muito comum: o de profissionais insubstituíveis, ou seja, aqueles trabalhadores que, se por acaso faltarem ao trabalho, impactarão em diversas ações da empresa. Esse cenário não é ruim apenas para a empresa, que não tem controle sobre os próprios processos e informações, mas para a própria equipe, que muitas vezes acaba sobrecarregada.

Sem gerenciamento de atividades, a perda de dados é constante

Quando não existe um bom roteiro nem um histórico do trabalho, o resultado é a perda de informações. Para se ter uma ideia, segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. O dado é alarmante e deixa claro que quando não existem processos, os custos são sempre elevados, seja com mão-de-obra, refações ou consequente mal atendimento.

Este último é o mais grave de todos. Imagine que o seu cliente entre em contato para resolver um problema. E, por não ter um histórico em mãos, sua equipe irá demorar demais para resolver a demanda ou até mesmo não conseguindo suprir a necessidade do cliente. O resultado? De acordo com a Accenture, só no ano passado, as empresas brasileiras perderam cerca de 217 bilhões de dólares porque seus clientes migraram para a concorrência por insatisfação com os serviços prestados.

Como reduzir danos e otimizar a produtividade?

O primeiro passo para acabar com os problemas que citamos acima é a criação de roteiros detalhados de trabalho. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, isso não é burocratizar a rotina, mas sim facilitar o dia a dia.

Somente com processos bem definidos é possível estabelecer três questões essenciais para o gerenciamento eficiente de atividades. Veja abaixo:

1 – Responsabilidades e processos claros

Quando a sua empresa faz um levantamento da rotina de trabalho, seja ela no comercial, RH ou financeiro, começa a entender quais são os gatilhos que levam à sobrecarga ou quais os pontos de atenção para melhoria de processos. Criar um roteiro e, em seguida, um catálogo de serviços para aplicação em plataformas como a Ellevo, por exemplo, vai facilitar também o workflow entre setores.

Sabe aqueles pedidos que surgem do dia para a noite sem destino certo e que precisam ser feitos, mesmo sem todas as informações em mãos? Eles deixam de existir. Porque dentro de um catálogo de atividades, cada usuário, ao cadastrar uma solicitação, deverá seguir um caminho padrão, já enviando para a pessoa certa o pedido. As classificações de urgências também garantem melhor organização da rotina, sem atropelos em alguns dias e tempo ocioso em outros. Tudo realizado de forma clara e organizada, com históricos de ações e dados armazenados de forma confiável, garantindo a gestão do conhecimento.

2 – Reduzindo a carga operacional

Quando este primeiro passo para o gerenciamento de atividades for dado, a liderança da empresa irá perceber com nitidez de que forma pode melhorar a rotina das equipes. Históricos de ações diminuem o tempo perdido em pesquisas sobre determinado cliente ou projeto.

Também garantem mais facilidade para avaliação de resultados e planejamento de novas atividades. Há ainda a possibilidade de readequação de pessoas, focando os talentos em atividades estratégicas e menos burocráticas. Como? Veja a seguir.

3 – Automação das atividades

Quando falamos em automação vamos muito além dos já conhecidos chatbots para atendimento. Eles são primordiais e reduzem drasticamente o uso de equipes em ações operacionais, mas são apenas o início da automação.

Um gerenciamento de tarefas eficaz vai permitir à empresa utilizar outros recursos tecnológicos para acabar com processos que só tomam tempo. É o caso do RPA, o Robotic Process Automation. Já falamos sobre ele aqui.

Dentro da plataforma Ellevo, é esta tecnologia que garante a redução do trabalho operacional, elevando a produtividade das equipes, com roteiros bem definidos de trabalho, informações atualizadas e confiáveis para a tomada de decisão.

Quer saber mais sobre gerenciamento de atividades? Entre em contato com nossos especialistas aqui.