Se antes o RH era responsável apenas pela folha de pagamento, hoje o setor se tornou uma área complexa, com diversas atribuições. O processo de contratação, no entanto, é uma das tarefas mais comuns e que exige tempo e organização da equipe. Planejamento de ações junto ao marketing, treinamentos, recrutamento, e até mesmo uma “ouvidoria” são tarefas que fazem parte da rotina de quem atua nesta área.

Realizar a rotina de admissão de forma eficiente é um grande desafio, uma vez que ela passa por uma série de burocracias, como a exigência de uma extensa documentação. Para organizar a atividade, elencamos três atitudes fundamentais que a equipe de Recursos Humanos deve adotar. Seguindo essas dicas fica mais fácil realizar planejamentos, novas ações e reduzir consideravelmente o tempo com burocracias.

  1. Defina um padrão na rotina de contratação

Se a empresa em que você atua ainda não conta com um cronograma a ser seguido, a organização é o primeiro passo. É necessário realizar um mapeamento detalhado do processo e das atividades que envolvem a admissão e registrá-las. A partir daí fica bem mais fácil iniciar toda a disposição das atividades.

Dentro da definição do padrão também é imprescindível registrar as tarefas e deixar claro quem será responsável por cada uma delas. Esses dados também devem estar registrados em locais públicos, para que, caso algum profissional esteja ausente da companhia, o trabalho não fique prejudicado. As tarefas podem constar no sistema da empresa, através de uma central de serviços compartilhados. Documentação necessária e contatos de terceiros (como contabilidade e médico do trabalho), também precisam estar à mão.

  1. Elimine a papelada e estabeleça prazos

Manual do colaborador, regras relacionadas ao horário de trabalho, histórico da empresa, rotinas de viagens e contatos dos gestores precisam ser repassados para o contratado. Ninguém gosta de guardar uma extensa papelada assim que chega em um novo emprego e é preciso deixar estes dados em local de fácil acesso. Por isso acabe com a necessidade de impressão e deixe em ambiente virtual toda a documentação referente à rotina da empresa.

A documentação online, em uma única base, para acesso de todos os profissionais, também facilita a realização de alterações e inclusão de novos tópicos. Tudo com economia de papel e mais agilidade na comunicação. Basta um comunicado para que o novo contratado ou toda a equipe tenham acesso aos dados.

É importante que as atividades, tanto de contratação quanto as demais, tenham prazos estabelecidos. Isso garante que o atendimento seja mais eficiente e será possível mensurar a produtividade da equipe.

No processo de contratação, cada segundo conta. Quando um gestor resolve aumentar a equipe é porque o trabalho precisa de reforço e quanto mais rápido for o processo de admissão, mais rápido a demanda será suprida. Ao gestor da área de RH compete acompanhar a realização do processo para avaliar melhorias e acabar com tarefas desnecessárias.

  1. Centralize o contato em um único canal

Telefone, além de gerar custo, muitas vezes é o responsável por uma comunicação incompleta. Já o e-mail nem sempre é encaminhado para a pessoa responsável por determinada tarefa ou pode ficar perdido na caixa de entrada, bem como cair no spam. Para facilitar o contato do novo colaborador, estabeleça um canal eficiente. O ideal é que esse processo seja feito por meio de um sistema que centralize todas as tarefas e que conte com registro confiável das solicitações.

No processo de admissão, esse contato centralizado facilita o controle da documentação, prazo de início da atuação do novo profissional, integração e comunicado da contratação à equipe e gestores. Além disso, permite que tudo seja mapeado para futuras melhorias e redução do conhecido corre-corre entre as áreas. Solicitações de entregas de documentos, assinaturas e informações relevantes serão feitas a partir de um único canal, da sua própria mesa de trabalho.

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