Garantir agilidade, aumento de produtividade e otimização do tempo são desafios de todo gestor. Um workflow eficiente é baseado no desempenho do processo de ponta a ponta,  com medidas que proporcionam visibilidade e os tornam confiáveis, evitando retrabalho, desvios e pontos de interrupções.

Para garantir um fluxo eficiente de trabalho, é preciso se atentar a algumas boas práticas. Confira neste post nossas dicas e utilize a tecnologia a seu favor para uma gestão orientada a resultados mais efetivos!

Colete informações, planeje e organize 

Antes de implantar uma plataforma de gestão ou criar uma série de reuniões que não tornam nada muito claro, foque no planejamento e a organização. Para isso, um primeiro passo importante é o levantamento das atividades realizadas pelo seu time e como é a rotina de execução até a conclusão de uma entrega.

Neste processo você com certeza vai diagnosticar uma série de possibilidades de melhorias, além de verificar potenciais riscos para a fluidez das atividades. Por exemplo: demandas não anotadas em lugar algum ou informações importantes que se perdem no meio do processo e resultam em atrasos, retrabalho, reuniões, custos de telefone e outras questões que poderiam ser evitadas com um fluxo otimizado de execução.

Tenha KPIS bem definidos

Afinal, pelo que a sua equipe é cobrada? Como saber se as entregas evidenciam alto desempenho? É para isso que servem os indicadores de performance, ou KPIs. Ao elaborar seus KPIs tenha em mente que eles não precisam ser estáticos e ao longo do processo de acompanhamento das entregas poderão ser otimizados.

Para aplicar e mensurar indicadores, faça um levantamento das entregas atuais e também das funções de cada especialista. Pergunte-se: será que meu time está realmente focado em atividades atreladas às suas funções ou acaba perdendo muito tempo executando outras ações operacionais que não tenham a ver com suas entregas? Muitas vezes a própria tecnologia pode eliminar essas tarefas. O registro eficiente das atividades, por exemplo, reduz boa parte da perda de tempo na busca por informações necessárias para a realização.

Tecnologia é essencial 

Tenha uma gestão orientada a resultados, garanta a mensuração das entregas nos prazos e com qualidade. Utilize um sistema que permita o acompanhamento do workflow, com relatórios claros e dados analíticos. 

Soluções como o Ellevo Next tornam a gestão do workflow mais eficiente e transparente. Com essa plataforma simples e intuitiva você pode distribuir as atividades determinando graus de urgência e prazos de entrega, além de acompanhar o tempo de execução e a produtividade da equipe.

Tudo de forma transparente e muito mais prática. Aliás, esse tipo de solução também proporciona a melhoria contínua na rotina dos profissionais, que se habituam a validar suas entregas, melhorar seus índices, já que os KPIs se tornam mais fáceis de serem controlados, e deixam de perder tempo com tarefas desnecessárias.

Você já aplica essas dicas para um workflow eficiente? Quais as mudanças que elas trouxeram para a sua rotina de gestão?