O processo que envolve a execução e gerenciamento de projetos de tecnologia da informação traz para as empresas um grande desafio. Mensurar resultados, manter o cronograma em dia e garantir uma equipe alinhada são ações fundamentais para garantir o sucesso na entrega de um projeto.

Pelo gerenciamento passam não apenas um setor, mas boa parte da empresa. Do comercial que vendeu o projeto à documentação. Equipe de desenvolvimento, pós-venda e administrativo também acabam se envolvendo. O conhecimento de todos os envolvidos é fundamental para o sucesso do projeto e para a satisfação do cliente.

Mesmo em empresas experientes, três fatores comprometem o sucesso do gerenciamento de projetos e podem levar a situação financeira da companhia ao caos. Fique atento a eles e veja como melhorar o gerenciamento na sua empresa:

Processos mal definidos

A área de tecnologia tem uma característica peculiar: o crescimento vertiginoso da maioria das empresas que atuam no segmento. Engana-se quem pensa que somente as startups do século XXI atingem resultados acima da média do mercado. Isso aconteceu também com as primeiras empresas de TI, criadas nas décadas de 1980 e 1990. O principal impacto é a ausência de uma estruturação bem planejada. Tudo acontece de forma rápida e exige uma adaptação relâmpago dos profissionais. Processos mal definidos, má administração do tempo, falta de definição de tarefas e funções de cada integrante da equipe são os problemas mais comuns.

Na hora de colocar um novo projeto em desenvolvimento, muitas variáveis não são levadas em conta. Desde particularidades do cliente, ao tipo de tecnologia envolvida. A consequência é o aumento de custos e a redução da receita líquida da companhia, bem como uma equipe desestimulada e até mesmo perdida em relação a definições que surgem no meio do caminho.

Alinhar todo o processo e ter um organograma, com parâmetros pré-definidos é a melhor saída. É necessário mapear o andamento e o trabalho realizado pelas equipes, identificar e corrigir erros. Neste processo, sugestões de quem está envolvido diretamente no trabalho, desde o agente comercial até o responsável pelo pós-venda, são essenciais. Na área de desenvolvimento, que lida com questões mais lógicas, uma atenção especial ao registro das atividades é necessária. E essa é a próxima dificuldade que abordaremos. Somente com o registro das atividades e tempos trabalhados será possível quantificar o custo e o resultado do projeto.

Muita informação trivial, pouca informação relevante

Já pensou em como tudo poderia ser mais rápido se as pessoas envolvidas tivessem informações centrais e fundamentais ao seu alcance? A falha de comunicação, seja entre gestor e equipe, seja entre setores, é um grande problema quando o assunto é gerenciamento de projetos.

O primeiro passo para acabar com o problema é fugir da armadilha mais comum: achar que ter um monte de dados é suficiente. Foque sua energia e atenção em registrar informações e dados vitais para o projeto e o seu andamento. E de nada adianta contar com este levantamento (que deve ser minucioso, mas não trivial), se ele não estiver ao alcance dos envolvidos. O mais interessante é que tudo seja registrado de forma que todos os envolvidos tenham acesso, e que possam contribuir. Deixar tudo jogado no e-mail, ou usar apenas o “boca-a-boca” é um grande risco. Centralizar as informações de forma organizada e hierarquizada permite um acompanhamento global e um controle eficaz.

Gerenciamento de projetos sem indicadores de desempenho

A entrega foi realizada e agora é necessário verificar o desempenho da equipe. Esta é a terceira dificuldade que apontamos aqui. Muitos gestores não têm à disposição dados que possam mostrar quanto de despesa com mão-de-obra especializada, viagens, tempo e equipamentos foram investidos no projeto.

A falta de indicadores para o monitoramento completo e eficiente faz com que até mesmo a precificação dos serviços seja afetada. Mensurar a produtividade da equipe é não só uma vantagem como também uma necessidade, ainda mais em tempos de crise econômica.

A melhor forma de resolver esta questão é contar com uma plataforma voltada para o registro das tarefas, que permita a análise do desempenho. Além de saber qual o custo e o desempenho da equipe, é possível realizar um estudo detalhado e corrigir possíveis falhas.

Em suma, bons projetos não devem deixar o time de programação pensar. Por incrível que possa parecer. Programação tem que executar. E para isso, tem que estar tudo desenhado e a regra de negócio definida previamente. Até porque, se isto não estiver tudo escrito e definido, provavelmente o projeto não será rentável.