Padronizar processos e ampliar a atuação dos profissionais passa pela organização de toda a gestão da empresa. Para que a sua companhia atue de forma eficiente e com custos reduzidos é preciso aliar tecnologia e organização. Veja como você pode fazer isso:

A primeira dica que damos para quem busca realizar uma organização interna é fazer um levantamento dos processos. É fundamental saber de que forma os profissionais trabalham e medir o tempo que levam para desempenhar as suas principais atividades.

Após realizar esse levantamento e cadastro das atividades, fica mais fácil identificar pontos de melhoria. Por exemplo: como podemos reduzir a troca de e-mails entre o RH e os profissionais? Estratégias como o envio de informativos periódicos são soluções eficientes para este caso. A partir disso, é possível criar um padrão para a realização das principais atividades. Do envio de notas fiscais e boletos de cobrança à realização da folha de pagamento ou cálculo de férias. Até mesmo a manutenção da estrutura, quando programada, acontece de forma mais eficaz.

Como gerenciar a organização interna?

Mapear todas as áreas de atuação e criar padrões são tarefas complexas e podem demandar tempo. Para alcançar um gerenciamento simples e eficaz, você pode optar pelo uso de sistemas integrados. Soluções para Centro de Serviços Compartilhados (CSC) permitem que toda a padronização seja centralizada no sistema. Assim, para realizar um pedido ou registrar uma atividade, o profissional deve, obrigatoriamente, seguir o padrão determinado. Além de economizar tempo, ele irá facilitar o dia a dia dos colegas e gestores.

Evite troca de e-mails e registre tudo

A utilização de e-mails corporativos em grupo pode ser uma forma de gerenciar melhor as informações. E-mails com domínio da empresa não devem ser utilizados para uso pessoal dos colaboradores. O uso e-mails pessoais devem ser de responsabilidade de cada funcionário e não é recomendado durante a jornada de trabalho, pois gera improdutividade e tira o foco do colaborador.

Outro benefício dos e-mails corporativos em grupo é a eficácia no recebimento de solicitações. Enquanto a informação estiver no e-mail de uma determinada pessoa, nem sempre há um controle de recebimentos, através das caixas compartilhadas, a informação fica visível para toda a equipe. A utilização do endereço corporativo do e-mail com integração a uma plataforma da CSC, permite melhor acompanhamento das demandas, gerenciamento das informações e a organização do processo em todas as áreas.

E você, como gerencia a organização da sua empresa?

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