Como reorganizar processos administrativos no home office?
Os processos administrativos de uma empresa são parte essencial para o bom funcionamento do negócio. Afinal, é neste setor que ocorrem pagamentos e cobranças, agendamentos de manutenções e organização da rotina empresarial, ações para que os detalhes relacionados ao dia a dia da empresa aconteçam com eficiência. Mas e com o home office, é possível manter os processos administrativos organizados?
Com a tecnologia correta e a boa gestão do conhecimento é sim! E neste post elencamos algumas ações neste sentido. Confira como reorganizar seus processos administrativos no home office:
– Processos administrativos: se vale para o escritório, vale para o home office
A primeira questão que deve ficar clara é que as atividades executadas em casa devem seguir o mesmo padrão do escritório. O que muda é o local ou até mesmo o volume de ações. Por exemplo: a renovação de sistemas de gestão, ou sistemas antivírus devem ser feitas de qualquer forma, talvez agora em equipamentos diferentes. Se antes os processos administrativos ligados à manutenção do espaço se restringiam ao escritório, neste momento precisam ser redirecionados para a residência dos colaboradores.
E não só as manutenções preventivas estão nesta lista. Tudo o que era executado no escritório precisa ser mantido e é essencial que o setor administrativo tenha todos os processos bem mapeados. Costumava anotar todas as ações em papéis que ficavam no escritório? A melhor maneira de ajustar o processo é com uma solução de gestão de atividades hospedada na nuvem. Assim, sua equipe irá acessar informações importantes e necessárias para a realização de processos de qualquer lugar.
– Crie uma rotina eficaz para a realização das atividades
Mais do que nunca, criar uma rotina bem mapeada para que nada seja esquecido é essencial. Tenha em mente que estas informações devem ser bem armazenadas para garantir que qualquer profissional do setor realize as tarefas, mesmo que o responsável direto tenha que se ausentar do trabalho. A Fabiana, supervisora financeira da Ellevo, fala neste vídeo como a equipe da empresa organiza a rotina e garante a execução de todas as atividades.
Não deixe de usar a tecnologia como uma aliada na organização dos seus processos administrativos.
– Fique atento as tarefas recorrentes
Quem atua no setor financeiro sabe que algumas ações são recorrentes. Seja anual, mensal ou semanalmente, algumas demandas sempre precisam ser realizadas e seguem um processo padrão. Porém, sem o mapeamento correto, elas podem ser esquecidas. Uma das grandes vantagens de se utilizar um sistema de gestão de atividades como a Plataforma Ellevo é a opção de agendamento de tarefas recorrentes. Com essa função, as atividades que acontecem periodicamente são automaticamente abertas no período necessário. Os colaboradores recebem alertas sobre as funções e as realizam dentro do prazo. No home office essa função é ainda mais importante, visto que nem sempre a comunicação com demais setores é ampla como no trabalho presencial.
Quer saber mais sobre a organização dos processos administrativos no home office? Entre em contato com o nosso time e veja o exemplo de como adequamos nossas atividades através da plataforma Ellevo.
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