A documentação relacionada a produtos e serviços de fornecedores e clientes precisa de uma atenção especial em qualquer empresa. Na gestão de contratos existem questões que não podem passar despercebidas: Entre elas os períodos de validação, tipo de contratação, multas relacionadas a entrega ou não cumprimento de prazos, normas legais.

Por isso, gerenciar estes documentos através da Plataforma Ellevo trará diversas vantagens para a sua companhia. Confira quatro delas:

– Sem uso de espaço no e-mail

Quando a gestão de contratos acontece fora de um sistema pensado para esta rotina, opções que não são adequadas para esse tipo de gestão são utilizadas. É o caso do e-mail. No correio eletrônico, além do espaço ocupado pelos documentos anexados, a empresa corre o risco de ter o material perdido, desatualizado ou mesmo passando despercebido por algum envolvido no processo. Com a Plataforma Ellevo, esse problema deixa de existir e todos os envolvidos conseguem visualizar a versão mais atual, bem como o que ela diz. Armazenado na nuvem, não há também o problema de limite de tamanho do documento, geralmente limitado no caso dos correis eletrônicos.

– Versões físicas X online

Um contrato armazenado apenas na prateleira corre o risco de ser esquecido. Além da possibilidade de perda do documento, existem outros problemas comuns: preservação das folhas com o passar do tempo, esquecimento de prazos ou serviços determinados, compartilhamento de informações com profissionais que façam parte do acordo estabelecido. Já no ambiente online, a gestão de contratos é mais eficiente porque permite o acesso a determinado material de qualquer lugar, inclusive de dispositivos móveis.

– Atribuição de tarefas

Uma falha de comunicação pode gerar danos – inclusive financeiros – a empresa. Na gestão de contratos podemos citar problemas de cumprimento de prazos ou renegociação de serviço. Com o uso da tecnologia da Ellevo, o gestor resolve este impasse através da atribuição de tarefas. Cada etapa pode ser registrada, com prazos (SLA) e acompanhamento do histórico de atividades relacionada a ela. O sistema também evidencia prazos esgotados ou próximos ao vencimento, tornando a rotina mais eficiente.

– Versões atualizadas

Quantas alterações foram realizadas em determinado contrato? Quantas pessoas tiveram acesso a ele ou estão envolvidas? A resposta costuma ser sempre a mesma: Muitas. Além de contar com o histórico de mudanças, a Plataforma Ellevo garante que todos os profissionais tenham acesso à versão mais atualizada. É a certeza de que o trabalho esteja acontecendo da maneira mais eficiente e confiável.

 

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