Em tempos de crise econômica, a redução de custos está no foco de muitas empresas. Se antes a atuação enxuta era um sonho, hoje ela se tornou uma necessidade. Para garantir uma operação mais eficiente e o aproveitamento dos recursos e mão de obra, a tecnologia é uma importante aliada.

Veja como utilizá-la corretamente para fazer da sua empresa um negócio eficiente e com custos reduzidos:

Controle a operação e organize processos

O primeiro passo para acabar com gastos desnecessários é identificar onde eles ocorrem. Para isso, os gestores precisam saber exatamente como o trabalho ocorre e de que maneira a operação pode ser revista.

Quando falamos em linha de operação produção esse trabalho é mais simples e fácil de ser estabelecido. Já em áreas como departamento financeiro, comercial, de gestão ou até mesmo em empresas que lidam com entrega de serviços, a situação é mais complexa. Culturalmente, são áreas que não contam com padronização de processos. Se isso ocorre na sua empresa, é hora de mudar. Faça um levantamento minucioso do formato de trabalho de cada área e crie caminhos para que as tarefas sejam executadas. Isso traz mais organização e eficiência ao dia a dia.

Por exemplo: para a área financeira, oriente os profissionais para que confiram as informações e emitam a documentação dentro de um prazo estabelecido. Além de evitar atrasos, você reduz o reenvio de notas por causa de erros e descuidos na hora da emissão.

Para empresas de tecnologia, por exemplo, o acompanhamento de cada tarefa executada também traz eficiência. Dessa forma é possível controlar prazos, prever possíveis atrasos de cronograma e otimizar a alocação dos profissionais.

Automatização de processos

Pode parecer concernente somente a indústrias de produção ou grandes empresas, mas não é à toa que tanto se fala em automatização e robotização de processos. Considerando, por exemplo, que o atendimento das empresas pode ser feito através de robôs, todas as empresas podem ser beneficiadas por estas novas tecnologias. Imagine, por exemplo, poder inserir processos automatizadas nas áreas financeiras, como cobranças, e no RH, quanto à admissão e demissão de novos colaboradores. A economia de tempo e pessoal dedicado aos processos pode ser claramente observado como uma forma de redução de custos utilizando a tecnologia.

Fique de olho na vida útil dos equipamentos

Não dá para esperar o problema acontecer para então buscar uma solução. Com manutenções programadas e um controle eficiente é possível reduzir significativamente os custos com os equipamentos. Mais que isso: você evita que máquinas importantes sofram danos maiores e comprometam a operação da empresa.

É importante lembrar também que não somente máquinas físicas podem dar problema, mas que programas e softwares podem ter sua licença expirada e deixar equipes paradas por falta do necessário para execução dos processos.

Tenha um cronograma de revisões e execute-as periodicamente, sempre sinalizando e registrando cada ação ou melhoria efetuada.

Aposte em processos intuitivos para a redução de custos

Se o próprio cliente pode resolver pequenos e eventuais problemas, por que a sua equipe precisa se preocupar com isso? Processos fáceis e intuitivos, além de uma comunicação eficiente entre cliente e fornecedor, são ações muito importantes. Uma dica é contar com um portal corporativo ou um sistema de comunicação como um robô que permita ao seu parceiro ou usuário emitir notas, acessar documentações específicas ou tirar dúvidas.

Com mudanças devidamente efetuadas e um sistema de controle eficiente, é possível conseguir operações mais enxutas sem comprometer o resultado. Na sua empresa, quais ações são adotadas neste sentido?

Liste-as e coloque em prática as que ainda não acontecem em sua empresa. A médio e longo prazo será possível observar reduções nos custos com ações que antes pareciam não existir.