No nosso post anterior você pode conferir questões cruciais da rotina financeira que podem ser resolvidos pela Plataforma Ellevo. Mas se, olhando para a teoria, ainda pareceu complicado, um exemplo prático pode ficar muito mais simples de se entender este contexto. Por isso nós reunimos nosso time financeiro e de gestão para um bate-papo sobre o dia a dia do segmento e como tem sido o controle das tarefas com o apoio da plataforma.

O resultado da análise que fizemos você confere abaixo. Veja como a rotina financeira da Ellevo é controlada através da plataforma e como organizamos nossos processos com tecnologia e automação.

Primeiro passo: entendendo a aplicação da Plataforma Ellevo

Muitas empresas ainda entendem que uma plataforma como a da Ellevo, desenvolvida inicialmente para a gestão dos processos de centros de serviços compartilhados, só se aplica a esta área. Outro senso comum é de que a solução é exclusiva para a gestão de atendimento. Na verdade, todo e qualquer processo de uma empresa pode ser gerido através da plataforma. Afinal, é por meio dela que o gestor pode acompanhar a realização das atividades da sua equipe, mensurar a produtividade e verificar se a rotina de tarefas está sendo cumprida.

É também o meio mais simples de se gerenciar as atribuições dos colaboradores, que ao registrarem suas tarefas possuem uma ampla visão das próprias entregas. Na rotina financeira, a plataforma ajuda os profissionais a organizarem as demandas do dia a dia, as tarefas recorrentes e a solicitar informações ou atividades para outros setores. Por exemplo: é pela plataforma que podem abrir chamado para o setor de manutenção ou de TI, e verificar se todas as atividades de cobrança, administração e recebimentos estão em dia.

Nossa experiência: rotina financeira e administrativa mapeada de ponta a ponta

Nós entendemos que a melhor forma de mostrar ao mercado a eficiência da plataforma para a rotina financeira é aplicando no nosso dia a dia. Assim, elaboramos um catálogo de serviço com todas as atividades que precisam ser feitas no setor. Elas foram aplicadas na Plataforma Ellevo, que é altamente parametrizável. Assim, as tarefas e atividades do financeiro e da administração passaram a ser geridas com apoio tecnológico.

Com a Plataforma Ellevo, a rotina financeira ficou assim:

– Agendamos tarefas recorrentes:

Manutenção de equipamentos, renovação de guias e alvarás, emissão de documentos fiscais periódicos. Estas e outras tarefas que precisam ser repetidas ao longo do tempo são programadas com antecedência na plataforma. É o que chamamos de tarefas recorrentes. Nossa equipe registra uma tarefa e a programa para que seja aberta sempre que determinada ação deva ser feita. Assim, quando um documento precisa ser renovado, por exemplo, o colaborador responsável receberá uma notificação automática da tarefa a ser feita. Basta abri-la na plataforma, verificar as orientações e executar. Dessa forma, nada fica esquecido e nenhum vencimento importante coloca em risco a eficiência do setor.

– Padronizamos os processos:

Com toda a rotina de trabalho mapeada na plataforma, qualquer profissional do setor pode assumir determinada atividade. Se, eventualmente, outro colaborador faltar, basta assumir a tarefa e executá-la, já que todo o histórico e orientação para a atividade está na plataforma. Esse fator também facilita a entrada de novos colaboradores, que se adequam rapidamente à rotina.

– Tornamos as ações mais estratégicas:

Ao ter toda a rotina financeira mapeada, nossos profissionais podem verificar se determinados custos precisam realmente ser mantidos. Isso porque o histórico de tarefas os permite analisar dados confiáveis para a melhoria contínua do processo. O resultado? Compliance no setor e na empresa, com a transparência de ponta a ponta graças ao controle das atividades e dos processos.

– Mantemos a segurança da informação:

Por fim, com os dados registrados na Plataforma Ellevo, a rotina financeira e informações estratégicas ficam restritas a quem tem permissão. Esta é outra vantagem da nossa solução, já que o gestor determina quais permissões cada colaborador ou área pode ter. Assim, nenhum dado se perde há a possibilidade do mapeamento da gestão das informações e de quem pode ou não verificar determinados dados. Mais segurança e controle de ponta a ponta no processo.

O que você achou da nossa rotina de controle de ações na área financeira? Quais os pontos se assemelham ao seu negócio? Para saber mais sobre a automação do setor financeiro, não deixe de entrar em contato com nossos especialistas.