A gestão das atividades administrativas de uma empresa, também definida como back-office, exige um conjunto de ferramentas que podem trabalhar de formas isoladas. Porém, os ERPs (Enterprise Resource Planning, em português, Sistemas de Gestão Empresarial) resolveram o “isolamento”, já que oferecem a integração das informações desde o pedido, controle financeiro, até o controle fiscal. Inclusive, muitos também controlam a produção, estoque e outros.  
 
Essas integrações nos ERPs acontecem com facilidade por conta da organização dos dados de negócios, que estão devidamente estruturados dentro dessas aplicações. A partir dessa estruturação, é possível a integração entre cliente, pedido, itens do pedido, nota fiscal, CNPJ, código fiscal e demais dados, até mesmo a apuração dos custos de produção com o controle dos tempos – desde o início do processo da manufatura até o final. 

Gestão integrada de processos empresariais

Muito embora os ERPs tenham esses objetivos de integrações entre os diversos processos das organizações, é absolutamente normal a contratação de outras ferramentas para a gestão das empresas. Grandes organizações chegam a ter dezenas de soluções de apoio aos seus processos de negócios, uma quantidade que está muito relacionada com o objeto social da empresa. Indústrias de transformação, por exemplo, precisam de muitas outras soluções. 
 
No contexto do back-office, é importante considerar a adoção de uma solução para a gestão dos processos de negócios nas empresas, abrangendo as atividades executadas para atender às necessidades de gestão dos ERPs e outras ferramentas organizacionais. Frequentemente, uma solicitação de cliente ou fornecedor pode envolver várias áreas, como comercial, financeiro, produção, expedição, fiscal, qualidade e até mesmo outros prestadores de serviços. A gestão adequada de um processo complexo como esse exige maturidade da empresa, tornando a utilização de um sistema inteligente, com plena disponibilidade, completa escalabilidade e recursos tecnológicos, a melhor opção para atender a essa demanda. 

Em alguns casos, diversas ações podem ocorrer simultaneamente, enquanto em outros, o processo precisa ser sequencial, seguindo uma ordem pré-estabelecida. O requisito primordial para o funcionamento eficiente desses processos é a garantia da estruturação dos dados de negócios necessários em cada etapa, para manter a qualidade da informação do início ao fim do processo. 

Eficiência nas atividades diárias

Ainda assim, é fundamental que o funcionário possa contar com instruções fornecidas pela ferramenta de gestão do back-office para orientar as ações durante todo o processo. Afinal, amanhã pode haver um novo colaborador no departamento ou algum membro da equipe pode estar de férias, e é essencial dispor de informações e instruções claras para a execução das atividades. Além disso, a ferramenta deve permitir a integração com os diversos sistemas utilizados pela empresa e gerir de maneira adequada os tempos de trabalho (time sheet) e os acordos de nível de serviço (SLA). 

Vale ainda observar que as atividades diárias do back-office costumam ser demandadas de três formas: 

  1. Um gerente, diretor ou alguém de outro departamento envia um e-mail ou telefone pedindo uma ação; 
  1. Um cliente liga e um processo de atendimento é executado; 
  1. Uma atividade que deve ser executada naquele dia por conta de compromissos ou para atender demandas programadas. 

Definição de processos 

Em cada setor, é comum contar com um funcionário que possui conhecimento dos fluxos e faz a coordenação das atividades, lembrando-se das tarefas específicas que devem ser executadas em dias e horários determinados. Essas atividades, que apresentam esse perfil, são justamente as que impõem às organizações a necessidade de possuir gerentes e supervisores para se “lembrarem” dessas obrigações. Mas, manter as informações dependendo de algumas pessoas pode ser um problema. 

Nesse cenário, entra em cena a ferramenta de gestão de processos de negócios. Por que não utilizar a “memória” de um sistema confiável onde seja possível cadastrar essas atividades, juntamente com as orientações para a execução, garantindo que nada seja esquecido e que tudo seja feito dentro dos prazos acordados? Caso alguma tarefa não seja realizada, o sistema alertará sobre o vencimento do SLA, evitando que apenas um especialista detenha todo o conhecimento do departamento. 

Relatamos apenas alguns dos processos que exigem uma análise minuciosa para a contratação de uma ferramenta de gestão de chamados e atividades administrativas internas. Atualmente, é seguro afirmar que, após o início do uso de uma ferramenta com essa maturidade, as empresas, em poucos meses, se questionarão como puderam viver sem ela. 

O software EllevoNext resolve seus problemas de back-office através da estruturação dos dados de negócios, proporcionando facilidade de integração com outros sistemas, disponibilidade plena, escalabilidade e segurança, além de amplas possibilidades de configuração e personalização. 
 
Irene da Silva 
CEO EllevoNext 

Sobre a Ellevo

Presente em 22 países, a Ellevo possui uma central de negócios em Balneário Camboriú (SC), atendimento online em todo o Brasil e América do Sul e tem em sua cartela clientes como Sotreq, Renault, Supermercado Lopes, entre outros. No total, mais de 500 empresas já foram beneficiadas com suas soluções.   
 
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