Você com certeza já se deparou com tarefas recorrentes na sua rotina de trabalho. Todos os meses, é precisoo executar determinadas atividades. Por exemplo: verificações de benefícios no RH, envio de cobranças aos clientes, manutenções preventivas na infraestrutura da empresa.

Além de serem questões que impactam na rotina do negócio, estas tarefas precisam ser encaixadas na rotina dos profissionais. As tarefas recorrentes não podem ser adiadas, porque são aquelas que tem dia certo para ocorrerem.

Veja este exemplo: todo dia 20 o financeiro precisa realizar o pagamento de determinados fornecedores. Para isso, deve conferir notas, relatórios de trabalho ou outros documentos exigidos para efetivação da transferência.

Se uma dessas etapas for esquecida antes do dia 20, a tarefa recorrente pode atrasar. E o impacto é um atraso em cadeia, não só no setor responsável, mas em outras áreas – o fornecedor pode suspender o serviço, por exemplo.

Por isso, é essencial que sejam organizadas e bem planejadas.

Automatizando o processo de tarefas recorrentes

Uma das questões que precisam ser levadas em consideração para que a sua empresa reduza danos por esquecimento da execução de uma tarefa recorrente é a automação. A maioria dos profissionais utiliza anotações manuais ou a agenda do e-mail para marcar o dia em que precisam fazer esta tarefa.

Também existem alguns sistemas que permitem o agendamento de tarefa recorrente. No entanto, na maioria dos casos, ainda assim o profissional precisa acessar mais de um lugar para efetuar a ação.

Portanto, uma das maneiras mais eficientes de se gerenciar tarefas recorrentes é unificando os processos e o fluxo de trabalho da companhia em uma plataforma especializada em atendimentos e tarefas. É o caso da plataforma Ellevo, em que os profissionais podem criar suas tarefas recorrentes que automaticamente entram em seu fluxo de trabalho assim que o prazo de entrega se aproxima.

Garantindo a gestão das informações

A otimização de tarefas recorrentes preserva e mantám o andamento das atividades. Além disso, a plataforma Ellevo também garante a gestão das informações. Nós falamos sobre essa questão em outro post e vale reforçar: apenas com a boa gestão das informações sua empresa tem a consequente gestão do conhecimento.

Quando suas tarefas recorrentes estão agendadas na plataforma Ellevo, há vários ganhos. Elas possuem os dados necessários para sua execução. Mesmo que o profissional da área responsável seja substituído, um novo colaborador pode assumir a tarefa. Tudo isso sem qualquer impacto para a rotina. É a certeza de agilidade e efetividade na rotina de trabalho.