Trabalho remoto, jornada flexível, reuniões com diferentes setores. A rotina profissional passou por grandes transformações nos últimos anos e, mais do que nunca, organização é fundamental para a produtividade, mas, infelizmente, sem uma boa organização, muitas tarefas repetitivas podem tornar a agenda do dia cheia e ao mesmo tempo improdutiva. Afinal, fazer muito nem sempre é sinal de alta entrega.

Se você também tem a impressão de que passa o dia muito ocupado e, no fim das contas, foi improdutivo, este post é para você. Confira aqui cinco atitudes para abolir tarefas repetitivas da sua rotina e trabalhar com mais estratégia e produtividade.

1 – Comece o dia revisando suas metas

Nada melhor do que saber exatamente o que deve ser feito assim que o expediente começar, por isso, a revisão das entregas diárias pode ser um hábito muito importante para quem costuma procrastinar e realizar tarefas repetitivas. Quando você tem uma visão clara do que precisa fazer, conseguirá organizar melhor as demandas, evitando refações ou tempo desnecessário em tarefas repetitivas.

Se você é gestor, uma reunião semanal de alinhamento ou mesmo uma call diária com a equipe podem tornar o dia a dia mais produtivo. Outro papel essencial do líder é identificar quais tarefas repetitivas fazem parte da rotina da equipe para, na medida do possível, abolir estas ações. Uma boa forma é criar um catálogo de serviços, ou seja: saber exatamente como a rotina acontece quando determinada tarefa é executada: quem se envolve, de onde as informações são retiradas e quais etapas do processo são desnecessárias.

2 – Limite o tempo para suas tarefas

Reuniões com mais de uma hora nem sempre levam a grandes definições. Não ter um bom prazo para a entrega de um projeto – e as ações resultantes dele – também dificultam a eliminação de tarefas repetitivas. Por isso é fundamental que o gestor e mesmo o colaborador estabeleçam prazos de entregas para as tarefas. Mesmo as mais simples precisam dessa definição, que ajuda a reduzir a procrastinação e aumentar a produtividade.

3 – Organize sua agenda – comece pelas atividades urgentes

Dê prioridade para aquelas tarefas de maior impacto na empresa sempre que começar o expediente. Assim, você as realizará com mais qualidade, já que está iniciando o dia e terá mais concentração e agilidade. Esta atitude reduz tarefas repetitivas no sentido de refações por conta de dados errados ou inconsistências do trabalho. Quando você deixa tarefas complexas para o fim do dia, a chance de erro aumenta, já que seu cérebro já acumulou toda a carga e cansaço do dia.

4 – Automatize tarefas repetitivas

A tecnologia é item fundamental para quem quer eliminar tarefas repetitivas. Muitas delas, inclusive, podem ser automatizadas através do uso de assistentes virtuais para atendimento de demandas simples. Por exemplo: solicitações de reset de senha na área de TI ou envio de holerite no RH são tarefas repetitivas e que tomam muito tempo dos profissionais. Quando são automatizadas a partir da aplicação de chatbots, as ações ocorrem sem interferência humana, eliminando essas tarefas da rotina dos colaboradores, que podem trabalhar em atividades mais estratégicas e complexas.

5 – Trabalhe com agendas recorrentes

 Você sabia que softwares de gestão de tarefas como a plataforma Ellevo permitem a gestão de agendas recorrentes? É uma funcionalidade incrível para acabar com muitas tarefas repetitivas manuais e ainda garantir que ações periódicas não sejam esquecidas.

Manutenções periódicas, renovações de contratos, envio de dados a fornecedores são alguns exemplos de tarefas que se repetem e, se não forem bem programadas, tomam bastante tempo da equipe. Quando uma empresa tem uma agenda recorrente de tarefas, utilizando a Ellevo poderá incluir nela todas as informações referentes à ação, facilitando a realização da atividade. Significa mais assertividade na rotina e menos tempo para a realização do trabalho, eliminando pesquisa de dados ou busca pelo fornecedor, por exemplo.

Na sua rotina, quais tarefas repetitivas precisam ser abolidas? Como a sua empresa age em relação a isso? Para saber mais sobre o assunto e aumentar a produtividade do seu time, entre em contato com nossos especialistas.