Um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) pode ser um divisor de águas na trajetória de uma empresa. A aplicação correta do conceito resulta em uma série de ganhos, especialmente em processos mais estruturados, aumento de produtividade e redução de custos operacionais. De acordo com a Grandview Research, o mercado de CSCs cresceu 30% nos últimos três anos e deve se consolidar entre as empresas de grande e médio porte até 2022.

Para que a sua empresa não fique de fora do conceito e otimize resultados e processos, confira cinco dicas infalíveis para ter sucesso na implantação do seu projeto de CSC:

1 – Conheça a fundo o seu processo interno

Uma das questões primordiais em projetos de CSC é o alinhamento. Antes de iniciar a implantação é necessário entender exatamente quais oportunidades podem ser exploradas com um centro de serviços compartilhados. Para isso é importante conhecer o próprio processo interno, os desafios dos profissionais e de que forma eles executam suas atividades. É a partir deste mapeamento que se definirão as ações que serão executadas pelo seu CSC e com estas informações claras será possível criar o seu catálogo de serviços (saiba mais sobre o catálogo de serviços aqui)

2 – A liderança é essencial

Ter o apoio das equipes, especialmente dos seus líderes no processo de implantação do seu CSC será imprescindível. Por isso invista em reuniões de alinhamento e inclua no processo os principais profissionais de cada área que será impactada pelo projeto. Muitas vezes a chegada do CSC impacta diretamente na cultura organizacional da empresa e por isso as pessoas precisam estar engajadas para apoiar na execução do projeto.

Nós falamos mais sobre essa questão aqui.

3 – Tenha um fluxo de trabalho claro

Realizar correções com o processo do seu centro de serviços compartilhados em andamento irá implicar em redução de ganhos e dificultar o sucesso do projeto. Por isso é importante deixar o fluxo de trabalho o mais claro possível. Após fazer o levantamento dos processos, como pontuamos no item 1, ajuste o fluxo de trabalho para, então, aplicá-lo ao CSC.

Um exemplo é o procedimento de contratação dentro do RH. Quem é responsável por determinada ação? Qual a sequência de tarefas que precisarão ser feitas e quais departamentos são envolvidos (liberação de acesso, estrutura de trabalho para o novo profissional, gestor responsável, entrega de documentos, liberação de benefícios). Quando o fluxo estiver 100% definido fica muito mais fácil de incluí-lo no CSC.

4 – Use a tecnologia a seu favor

A automação é uma grande aliada na redução de custos e no aumento de produtividade. Não deixe de investir em ferramentas que irão garantir o controle e a gestão das ações. RPA e chatbots são exemplos de tecnologias que estão em alta e que podem tornar a rotina e o atendimento muito mais eficientes. Saiba mais sobre RPA aqui e sobre Chatbot aqui.

Outra vantagem de uma plataforma para a gestão do seu CSC é a rápida tomada de decisão, baseada em dados confiáveis. Um painel de gestão à vista, por exemplo, garante a visibilidade de todas as ações e a atuação rápida para otimização dos processos.

5 – Conte com o apoio de especialistas

Durante o processo de implantação do seu CSC, não deixe de contar com o apoio de especialistas, que irão ajudar a sua empresa a melhorar os processos. Eles poderão lhe auxiliar a definir fluxos, atividades, melhorias e aplicação de tecnologias. E também mostrarão para a sua equipe como os benefícios do CSC irão melhorar seu formato de atuação.

Para saber mais sobre como a Plataforma Ellevo colabora e opera os maiores centros de serviços compartilhados do Brasil, entre em contato com um gerente de contas preenchendo este formulário.