El sector de El apoyo es responsable de resolver los problemas internos y asegura el mantenimiento de la infraestructura de las grandes empresas, además de cumplir su función principal: sol cotizaciones de los clientes se encuentran.

¿Cómo garantizar la gestión de estos llamados, tanto internos como externos, para garantizar la productividad y la satisfacción de los clientes, sin sacrificar a sus colaboradores?

Salida 4 consejos para optimizar la gestión de llamada en su presa y dar vuelta a su sector de apoyo:

 

Parametrización de las acciones

El primer paso es definir claramente como la llamada será resuelto. Esto puede parecer como una acción simple, pero hay que tener en cuenta la realidad de la empresa, la estructura que tiene, problemas recurrentes y los tipos y medios por los cuales las peticiones llegan. Lo ideal es que se utilice sólo un canal para la apertura de llamados, y que éstos queden registrados. Además, con el historial de las atenciones quedará cada día más fácil atender solicitudes similares unas a otras. Por lo tanto, los solicitantes y profesionales en cargo de obtener el apoyo de la empresa más seguridad en el tiempo para solucionar cualquier problema. En parametrización  también es posible dividir tipos de llamados de acuerdo con las habilidades de cada profesional o separar por sectores. Por ejemplo: las solicitudes recibidas de RH se quedan con un profesional, mientras que otro es responsable de los llamados abiertos por el departamento financiero.

Una sugerencia importante es crear campos que se pueden rellenar en la apertura de la así -llamada. Grado de urgencia, el tipo de problema (por ejemplo error de impresión que aparece en la pantalla del sistema, por ejemplo), son información que agilizar el proceso de la resolución por el equipo de soporte.

 

Creación de plazos para respuestas

Esta sugerencia puede parecer muy obvia, pero además de no dejar que la llamada no retorno, tenemos que dar un posible retorno brevemente y asertivo. Para este se debe establecer una fecha límite, y este período debe cumplirse a la letra. Tiene que haber una gestión eficiente del sector, pero también puede ser importante contar con una herramienta que graba todas las peticiones y facilita la calificación, como respondió, en curso o no resuelto y que el registro que es el momento de la madurez de la llamada, cuánto tiempo se dedica a cada solicitud y también el tiempo total de cada operadora. Además, m azar que la llamada no se resuelve de inmediato, es importante que el solicitante sabe que un profesional ya se está comprobando la solicitud y pronto va a enviar una respuesta definitiva. Todo esto debidamente registrada y fácil referencia.

Niveles de prioridad

Es importante que los llamados se clasifiquen de acuerdo con el grado de urgencia.  Bugs en el sistema la prevención de acciones importantes de la empresa, por ejemplo, tienen que verse lo más rápido posible. Los dispositivos de intercambio con defectuosa, la instalación de un programa u otro pedido de menor importancia pueden esperar más tiempo para ser contestadas. Por supuesto, si los solicitantes pueden elegir la prioridad de su propia llamada siempre será lo más alto posible, probablemente haga lo mismo, por lo que es importante que la criticidad de las aplicaciones es la decisión del equipo de s poyo o gerente de área. Es importante que la clasificación es clara y visible para el equipo y que se utiliza para asegurar que el trabajo restante de la empresa o de los solicitantes no se ve afectada.

 

Medición cualitativa y cuantitativa

Además de la cantidad de llamadas respondidas dentro del mes, tiempo para retorno y número de actividades realizadas, la medición también debe evaluar la calidad del trabajo. Esto puede hacerse a partir del análisis de reincidencias, llamados que no se resolvieron o acciones que extrapolaron el tiempo. ¿Por qué y cómo son preguntas que necesitan ser respondidas en los informes de medición cualitativa. Son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas e incluso la contratación o el cierre de profesionales.

 

De los consejos anteriores, que se podría desplegar hoy en su empresa?

Sombrero de la planificación necesaria para las acciones a largo plazo se ponen en práctica?

 

El sector de apoyo para tener contacto directo con el cliente y la solución de sus “problemas”, es la clave para la satisfacción o insatisfacción de los clientes, internos y externos, por no mencionar el tiempo que se puede perder con uno de poyo industria ineficiente.

Empieza hoy y ver los cambios necesarios en poco tiempo las ganancias de productividad en su empresa.