Una de las estrategias de la mayoría de las empresas brasileñas es aprovechar las vacaciones de diciembre para cumplir con el calendario de vacaciones de su equipo. En este momento es bastante común que haya una reducción drástica de la demanda en muchos sectores, excepto el comercio. Las industrias en varios segmentos apuestan por pausas colectivas y, por lo tanto, reducen el impacto de la eventual falta de profesionales en otras épocas del año.

Pero para RR. HH., La programación de vacaciones puede ser un desafío. Además de la cuestión laboral, es necesario planificar las demandas, la estructura y el efectivo para que todo salga como se esperaba. Y nada mejor que confiar en la tecnología para garantizar una buena programación y reducir los posibles impactos en la estructura.

En esta publicación, separamos 5 consejos para optimizar el horario de vacaciones de su equipo. Compruébalo:

1 – Crear parámetros de acuerdo con las normas laborales

La última reforma laboral trae algunos cambios en relación con las vacaciones, especialmente el tema del pago a plazos. Tenga en cuenta estos cambios y utilice la flexibilidad para su ventaja. Uno de los consejos más importantes para facilitar la programación interna de vacaciones es crear algunos parámetros y mejores prácticas, especialmente para las vacaciones colectivas.

Establecer una fecha de inicio y finalización por adelantado, así como el número mínimo de profesionales que cada sector debe tener incluso en períodos bajos, como al final del año, son cuestiones importantes para evitar contratiempos.

Una buena manera de facilitar el control es tener una hoja de ruta preescrita de reglas y mejores prácticas disponibles dentro de la herramienta de gestión de actividad digital. Por lo tanto, las acciones que se desvían de los parámetros hacen que sea imposible para el profesional continuar con el cronograma de vacaciones en su sistema de control de actividades.

Para esto es importante contar con una solución de gestión flexible que permita la parametrización de reglas dentro de la realidad de su negocio.

2 – Divide las tareas y define el responsable de las demandas

Los recursos humanos se sobrecargan comúnmente en períodos de vacaciones colectivas, acompañados por el 13º salario y la contratación. Por lo tanto, es esencial que las demandas del sector estén bien divididas y que cada profesional sepa exactamente cuáles son sus deberes.

Una vez más, la tecnología es un gran socio en este sentido, porque dentro de una plataforma de gestión de actividades, algunas acciones ya pueden atribuirse directamente al profesional, dando más claridad al solicitante de una determinada demanda sobre quién lo atenderá.

3 – Para reducir los errores de programación de vacaciones, elimine los controles manuales

Diga adiós a las hojas de cálculo de control. Será imposible crear un historial de beneficios confiable si la tecnología no es su aliada. Uno de los errores de programación de vacaciones más comunes de RR.HH. es no tener una visión macro del trabajo. Esto resulta en vacaciones dobles para ciertos profesionales o beneficios vencidos para otros.

Al final, el impacto es directamente financiero, ya sea en el pago de vacaciones o la falta de un profesional en particular en tiempos de mayor demanda.

Reemplace las viejas hojas de cálculo y controles manuales con una plataforma de gestión de llamadas y actividades. En la solución de Ellevo, por ejemplo, es posible crear un catálogo de servicios, lo que facilita la programación de vacaciones, solicitar profesionales y resolver preguntas de los equipos. Todo de forma transparente, con asignación de responsabilidad, historia y reglas predeterminadas.

4 – Cuente con el apoyo de expertos

Tener proveedores que apoyen la programación de vacaciones puede ser una buena solución para evitar posibles errores, especialmente en el campo legal. Asegúrese de solicitar apoyo de su asesoría contable o legal para garantizar el cumplimiento y la distribución efectiva de beneficios.

5 – Integrar el trabajo con otros sectores involucrados

Es importante que haya transparencia y comunicación entre los líderes de diversos sectores en el calendario de vacaciones. Esto se debe a que hay un impacto en otras áreas, desde la producción hasta las finanzas. Las empresas que utilizan la plataforma Ellevo pueden crear hojas de ruta que faciliten este compromiso.

La definición de vacaciones da como resultado tareas que se crean automáticamente utilizando reglas predefinidas para otros sectores. Al registrar en el sistema la concesión del beneficio a un profesional en particular, el oficial financiero recibirá la actividad de programación de pagos, el gerente puede recibir una actividad relacionada con la ausencia del profesional e incluso sus credenciales para acceder a la empresa pueden suspenderse en el período.

Es decir: con la tecnología, una reacción en cadena en la programación de vacaciones optimiza la comunicación y las acciones resultantes de la concesión del beneficio. Todo rápidamente sin sobrecargar los equipos.

¿Desea obtener más información sobre la programación de vacaciones y cómo la tecnología puede facilitar esta y otras acciones en su RRHH? ¡Hable con nuestros expertos y esté atento!