Muchas empresas confunden la aplicación de reglas, conductas y hojas de ruta con la burocracia. Sienten que no es necesario gestionar la actividad y que cada profesional debería trabajar de la forma que les resulte más fácil para lograr un resultado. Sin embargo, no tener una unidad de procedimientos en las acciones cotidianas puede causar un problema grave para las organizaciones: la pérdida de información.

Cuando se trata de la gestión del conocimiento, es necesario combinar el sentido común de libertad de acción sin renunciar a la atención con el almacenamiento de datos. Además, garantizar que los scripts de rendimiento reduzcan un problema muy común: el de los profesionales insustituibles, es decir, aquellos trabajadores que, si faltan al trabajo, afectarán varias acciones de la compañía. Este escenario no solo es malo para la empresa, que no tiene control sobre sus propios procesos e información, sino también para el propio equipo, que a menudo se abruma.

Sin administración, la pérdida de datos es constante

Cuando no hay un buen guión ni un historial de trabajo, el resultado es la pérdida de información. Para darle una idea, según la Asociación Brasileña de Gerentes de Documentos (ABGD), los gerentes pasan aproximadamente cuatro semanas al año solo buscando información. Los datos son alarmantes y dejan en claro que cuando no hay procesos, los costos siempre son altos, ya sea con mano de obra, asuntos o la consecuente falta de atención.

Este último es el más serio de todos. Imagine que su cliente se contacta con usted para resolver un problema. Y debido a que no tiene un historial, su equipo tardará demasiado en satisfacer la demanda o incluso no podrá satisfacer las necesidades del cliente. ¿El resultado? Según Accenture, solo el año pasado, las compañías brasileñas perdieron alrededor de $ 217 mil millones porque sus clientes migraron a la competencia debido a la insatisfacción con sus servicios.

¿Cómo reducir el daño y optimizar la productividad?

El primer paso para terminar con los problemas que citamos anteriormente es la creación de scripts de trabajo detallados. Al contrario de lo que mucha gente piensa, esto no es para burocratizar la rutina, sino para facilitar el día a día.

Solo con procesos bien definidos se pueden establecer tres problemas para la gestión eficiente de las actividades. Vea abajo:

1 – Responsabilidades y procesos claros

Cuando su empresa analiza la rutina de trabajo, ya sea en negocios, recursos humanos o finanzas, comienza a comprender qué factores desencadenantes provocan sobrecarga o mejoran los procesos de atención. Crear una hoja de ruta y luego un catálogo de servicios para aplicaciones en plataformas como Ellevo, por ejemplo, también facilitará el flujo de trabajo intersectorial.

¿Conoces esas solicitudes que surgen de la noche a la mañana sin un destino determinado y que deben hacerse incluso sin toda la información disponible? Dejan de existir. Porque dentro de un catálogo de actividades, cada usuario, al registrar una solicitud, debe seguir una ruta estándar, ya enviando la solicitud a la persona adecuada. Las clasificaciones de urgencia también aseguran una mejor organización de rutina, sin problemas en algunos días y tiempo de inactividad en otros. Todo hecho de manera clara y organizada, con historiales de acción y datos almacenados de manera confiable, asegurando la gestión del conocimiento.

2 – Reducción de la carga operativa

Cuando se da este primer paso en la gestión de la actividad, el liderazgo de la compañía verá claramente cómo puede mejorar la rutina del equipo. Los historiales de existencias disminuyen el tiempo perdido en la investigación de un cliente o proyecto en particular.

También facilitan la evaluación de resultados y la planificación de nuevas actividades. También existe la posibilidad de reajustar a las personas, enfocando los talentos en actividades estratégicas y menos burocráticas. Como? Ver abajo.

3 – Automatización de atividades

Cuando hablamos de automatización, vamos mucho más allá de los chatbots de servicio ya conocidos. Son primordiales y reducen drásticamente el uso de equipos en acciones operativas, pero son solo el comienzo de la automatización.

La gestión eficaz de tareas permitirá a la empresa utilizar otros recursos tecnológicos para finalizar procesos que requieren mucho tiempo. Este es el caso de RPA, Robotic Process Automation. Ya hablamos de él aquí.

Dentro de la plataforma Ellevo, es esta tecnología la que garantiza un trabajo operativo reducido, aumentando la productividad del equipo, con hojas de ruta bien definidas, información actualizada y confiable para la toma de decisiones.

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