Estandarizar procesos y ampliar la actuación de los profesionales pasa por la organización de toda la gestión de la empresa. Para que su compañía actúe de forma eficiente y con costos reducidos es necesario  aliar tecnología y organización. Vea cómo usted puede hacer esto:

La primera sugerencia que damos para quien busca realizar una organización interna es hacer un levantamiento dos procesos. Es fundamental saber de qué forma los profesionales trabajan y medir el tempo que llevan a desempeñar sus principales actividades.

Después de realizar ese levantamiento y registro de las actividades, resulta más fácil identificar puntos de mejora. Por ejemplo: ¿cómo podemos reducir el intercambio de correos electrónicos entre RH y los profesionales? Estrategias como el envío de información periódica son soluciones eficaces para este caso. A partir de eso, es posible crear un estándar para la realización de las principales actividades. Del envío de notas fiscales y boletos de cobro a la realización de la nómina lo cálculo de vacaciones. Incluso el mantenimiento de la estructura, cuando está programada, se realiza de forma más eficaz.

Cómo administrar la organización interna?

Mapear todas las áreas de actuación y crear patrones son tareas complejas y puden demandar tiempo. Para lograr una administración sencilla y eficaz, puede optar por el uso de sistemas integrados . Soluciones para Centros de Servicios Compartidos (CSC) permiten que toda la estandarización sea centralizada en el sistema. Así, para realizar una solicitud o registrar una actividad, el profesional debe, obligatoriamente, seguir el  estándar determinado. Además de ahorrar tiempo, se facilitará el día a día de los colegas y gestores.

Evite el intercambio de correos electrónicos y registre todo

El uso de correos electrónicos corporativos en grupo puede ser una forma de administrar mejor la información. Y los correos  electrónicos con dominio de la empresa no deben ser utilizados para uso personal de los colaboradores. El uso de e-mails personales debe ser de responsabilidad de cada empleado y no es recomendado durante la jornada de trabajo, pues genera improductividad y saca el foco del colaborador.

Otro beneficio de los correos electrónicos corporativos en grupo es la eficacia en la recepción de solicitudes. Mientras que la información está en el e-mail de una determinada persona, No siempre hay un control de recibos, a través de las cajas compartidas, la información es visible para todo el equipo. La utilización de la dirección corporativa del correo electrónico con integración a una plataforma de CSC, permite un mejor seguimiento de las demandas, gestión de la información y organización del proceso en todas las áreas.

¿Y usted, cómo maneja la organización de su empresa?

Entre en contacto con nosotros y hacer un presupuesto para tener una plataforma de CSC en su empresa y disfrutar de todos los beneficios de esta tecnología!