Gruppen, proveedor de soluciones para marcas como Dell, Microsoft, VMware, Fortinet y Veeam, contrató a Ellevo Platform para optimizar sus procesos internos.

Con el nuevo sistema, la empresa reemplazó una herramienta desarrollada internamente y comenzó un proceso de automatización y control.

Rodrigo Rocha, gerente de servicios continuos de Gruppen, dice que la tecnología para la gestión de procesos y actividades permitió la integración entre las áreas técnica y comercial.

“Antes, había una serie de controles paralelos al sistema que no nos permitían tener una vista rápida del estado del cliente. El ejecutivo de ventas no pudo verificar la situación del cliente en el momento del acercamiento y no siempre hubo un historial detallado del acercamiento, negociación o incluso el progreso del proyecto. Con Ellevo podemos tener una visión global de todo el trabajo ”, destaca.

Entre los cambios en la rutina de Gruppen luego de la implementación de la Plataforma Ellevo está también el uso del concepto de tareas.

“Antes, solo controlamos las llamadas, es decir, las actividades derivadas de la solicitud de un cliente. Esto no nos dio una visión completa del trabajo, ya que hay actividades paralelas que necesitan ser monitoreadas para que podamos medir la productividad del equipo. Actualmente contamos con este concepto y la gestión es mucho más amplia. Mientras que en enero teníamos 180 llamadas, en febrero el número era 307, con las tareas ya registradas ”, comenta el ejecutivo.

Com a Plataforma Ellevo, o cliente pode abrir chamados através do portal corporativo e consultar seu consumo de franquia. O objetivo é que 60% das solicitações sejam feitas dessa maneira, dando à equipe mais tempo para a execução das ações dentro dos projetos.

Anteriormente, los gerentes de Gruppen tomaban al menos un día para preparar informes y recopilar datos para la evaluación de stock.

“Además de consumir tiempo, acabamos teniendo que actuar con información obsoleta. Actualmente, la plataforma nos brinda información en tiempo real, que también se transmite en televisores a todo el equipo. Hay más transparencia y la toma de decisiones es mucho más asertiva ”, explica Rocha,

El sistema también permitió a Gruppen automatizar las rutinas del proyecto.

“Es casi imposible realizar alguna acción fuera del alcance del proyecto, ya que todo está controlado dentro de la plataforma. Cada ola de acción se mapea e incluye dentro de una cadena de acciones en la plataforma. Entonces el profesional ya sigue los parámetros de la plataforma y aún tiene algunas actividades eliminadas, que son realizadas directamente por el sistema ”, concluye.

“Es casi imposible realizar alguna acción fuera del alcance del proyecto, ya que todo está controlado dentro de la plataforma. Cada ola de acción se mapea e incluye dentro de una cadena de acciones en la plataforma. Entonces el profesional ya sigue los parámetros de la plataforma y aún tiene algunas actividades eliminadas, que son realizadas directamente por el sistema ”, concluye.

Hoy, con la Plataforma Ellevo, las respuestas se envían rápidamente, ya que una de las principales mejoras fue el control de demandas y consulta del historial previo a través de llamadas y tareas. Otro gran beneficio para la empresa fue la implementación del módulo Sin embargo (VoIP, chat y acceso remoto) que brindó una mejor interacción con los clientes, aumentando la asertividad.