Para que un Centro de Servicios Compartidos (CSC) sea eficiente, es necesario establecer algunas acciones de control de este sitio, sea físico o en línea. Una CSC se utiliza para gestionar actividades de profesionales de la empresa o incluso administrar el servicio al cliente. Entre los beneficios, están el control de información, la administración de la productividad del equipo, la optimización de procesos y la administración del conocimiento en los negocios.

Hoy hablamos de tres consejos que ayudan en la optimización del control de una CSC. Salida:

1 – Defina procesos y métricas de control

Realice un mapeo de todo lo que implica la rutina de trabajo de los sectores que serán controlados en su CSC. Defina las funciones de los profesionales, las atribuciones de los gestores y la periodicidad de reuniones de alineación y análisis de resultados. Tener un proceso bien   determinado   es el primer paso para garantizar resultados mejores.

Esta especie de guion de trabajo también deja más claro para los colaboradores sus funciones y cómo deben ser ejercidas – y registradas. Hay una facilidad de identificación de las atribuciones, repaso de demandas y atención al cliente, cuando sea el caso. A partir del mapeo e implantación de rutinas de trabajo bien definidas, la agilidad pasa a ser una ganancia en su empresa, trayendo aún más productividad al equipo.

Tener procesos y métricas es, básicamente, organizar la casa para seguir creciendo, con equipos bien preparados.

2 – Cuente con una tecnología integrada

Las soluciones web y hospedadas en la nube permiten la gestión de actividades de unidades en lugares diferentes, así como el registro de cualquier sitio y la comunicación más eficaz. Una plataforma para CSC evita la necesidad del uso constante de e-mails y teléfonos. Los profesionales pueden registrar sus pedidos o dudas de forma rápida, asignando al sector responsable.

Los recibidores logran filtrar las demandas por escala de prioridad y plazo, pudiendo entregar más y mejor las acciones que les son destinadas. Otro beneficio de la tecnología es la gestión del conocimiento. Es decir: a partir de un sistema desarrollado para control de la CSC, la información de negocios queda registrada en la base del software, como propiedad de la empresa, y no se pierden con el cierre de un profesional.

3 – Apueste en soluciones de automatización e inteligencia cognitiva

Evite la pérdida de tiempo con procesos simplemente operativos. Los sistemas automatizados permiten que el equipo esté enfocado en áreas estratégicas de la empresa, mientras que las actividades rutinarias se ejecutan automáticamente. En el proceso de atención, la inteligencia cognitiva, a través del uso de chabots, hace que las preguntas o solicitudes recurrentes sean atendidas por robots, con rapidez y alto grado de   asertividad.

Así, sus profesionales podrán apoyar el negocio en la búsqueda del crecimiento, mientras que la tecnología se convierte en una aliada en la optimización de procesos. No deje que su CSC se convierta en un instrumento ineficaz. Con el sistema y el proceso correcto, la productividad y asertividades serán constantes en la empresa.