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A Gruppen, fornecedora de soluções de marcas como Dell, Microsoft, VMware, Fortinet e Veeam, contratou a Plataforma Ellevo com o objetivo de otimizar seus processos internos.

Com o novo sistema, a empresa substituiu uma ferramenta desenvolvida internamente e iniciou um processo de automação e controle.

Rodrigo Rocha, gerente de serviços continuados da Gruppen, afirma que a tecnologia para gestão de processos e atividades permitiu a integração entre as áreas técnicas e comercial.

“Antes havia uma série de controles paralelos ao sistema que não nos permitia ter uma rápida visão do status do cliente. O executivo de vendas não conseguia verificar a situação do cliente na hora da abordagem e nem sempre havia um histórico detalhado de abordagem, negociação ou mesmo andamento do projeto. Com a Ellevo nós conseguimos ter uma visão global de todo o trabalho”, destaca.

Entre as mudanças na rotina da Gruppen após a implantação da Plataforma Ellevo está também a utilização do conceito de tarefas.

“Antes controlávamos apenas os chamados, ou seja, as atividades resultantes de uma solicitação do cliente. Isso não nos dava uma visão completa do trabalho, pois existem atividades paralelas que precisam ser acompanhadas para podermos mensurar a produtividade da equipe. Atualmente temos este conceito e a gestão é muito mais ampla. Enquanto em janeiro tivemos 180 chamados, em fevereiro o número foi de 307, já com as tarefas registradas”, comenta o executivo.

Com a Plataforma Ellevo, o cliente pode abrir chamados através do portal corporativo e consultar seu consumo de franquia. O objetivo é que 60% das solicitações sejam feitas dessa maneira, dando à equipe mais tempo para a execução das ações dentro dos projetos.

Antes, os gestores da Gruppen levavam ao menos um dia para formular relatórios e juntar dados para avaliação das ações.

“Além de consumir tempo, acabávamos tendo que atuar com informações já ultrapassadas. Atualmente a plataforma nos dá informações em tempo real, que também são transmitidas em TVs para toda a equipe. Há mais transparência e a tomada de decisão é muito mais assertiva”, explica Rocha.

O sistema também permitiu à Gruppen automatizar rotinas dos projetos.

“É quase impossível que se faça alguma ação fora do escopo do projeto, já que ele é todo controlado dentro da plataforma. Cada onda de atuação está mapeada e incluída dentro de uma cadeia de ações na plataforma. Então o profissional já segue os parâmetros da plataforma e ainda tem algumas atividades eliminadas, que são executadas diretamente pelo sistema”, conclui.

Fundada em 2005, a Gruppen tem filiais em Porto Alegre, Caxias do Sul, Passo Fundo, Joinville, Curitiba e São Paulo. A empresa conta com 4,3 mil clientes ativos e uma equipe de 45 profissionais.

Hoje, com a Plataforma Ellevo, as respostas são enviadas rapidamente, pois uma das principais melhorias foi o controle das demandas e consulta de histórico anterior através de chamados e tarefas. Outro grande benefício para a empresa, foi a implantação do módulo Contudo (VoIP, chat e acesso remoto) que proporcionou uma melhor interação com clientes, aumentando a assertividade.